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PresentaciĆ³n de registros de viajes de FHV

Para mejorar la seguridad, la rendición de cuentas y la generación de políticas, la Comisión de Taxis y Limusinas (Taxi & Limousine Commission, TLC) ahora exige a todas las bases de vehículos de alquiler (For-Hire Vehicle, FHV) que presenten los registros de sus viajes en formato electrónico. El objetivo de esta página web es brindarles a las bases la información que van a necesitar a la hora de presentar sus registros de viajes ante la TLC. Se proporciona una serie de guías de referencia, que incluyen instrucciones detalladas acerca de la información que se recopila, cómo proceder para cumplir con los requisitos de cumplimiento y recursos disponibles para que las bases obtengan más información sobre el proceso.

La TLC recientemente aprobó normas para evitar el cansancio al conducir que requerirán el envío de información del sitio de llegada. A comienzos de abril de 2017, la TLC se comunicará con las bases para suministrar fechas límite e instrucciones para las actualizaciones de envío de información.

• Fecha límite de envío de registros de viajes
• Formatos de los archivos
• Especificaciones para CSV
• Especificaciones para archivo de Excel
• Especificaciones para viajes compartidos
• Proceso de carga
• Proceso electrónico de Declaración
• Documentos y recursos

Preguntas frecuentes


• Fecha límite de envío de registros de viajes

La Comisión de Taxis y Limusinas de la ciudad de Nueva York (TLC) desea recordarles a los operadores de bases que se aproximan las siguientes fechas límite de envío para registros de viajes:

Para el 30 de abril de 2017
Registros de viajes de marzo 2017

Para el 31 de mayo de 2017
Registros de viajes de abril 2017

Por favor, tenga en cuenta que los envíos mensuales seguirán siendo obligatorios en este sentido hasta que la TLC le notifique que se requieren envíos semanales. Los viajes se enviarán a la TLC al final de cada mes para los viajes del mes anterior. Por ejemplo, los registros de viaje de septiembre serán para el 31 de octubre, los registros de viaje de octubre serán para el 30 de noviembre, y así sucesivamente.

Importante: Si su base recibe los datos de un viaje después de haber presentado los registros del mes, debe incluir ese viaje en el archivo que presente ante la TLC para el mes siguiente.

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• Formatos de los archivos

La TLC admite dos formatos de presentación que las bases deben usar para sus envíos de registro de viajes.

CSV: Las bases que usan un software para despachar sus vehículos pueden enviar un archivo de valores separados por comas (CSV). Existen varias aplicaciones de bases de datos que pueden generar archivos CSV. Si su base usa un software para despachar sus vehículos, consulte a su compañía de software si es posible exportar los registros de viajes en un archivo CSV que siga las especificaciones que define la TLC, las cuales puede encontrar detalladas más adelante (ver Opciones del proceso de envío)

Excel: Si su base no utiliza un software para despachar sus vehículos, o no es posible generar archivos CSV, puede ingresar la información de viajes en una o varias hojas de cálculo de Excel creadas por la TLC. Las planillas que cree la TLC estarán diseñadas para que la persona que asigna el vehículo al servicio y lo envía pueda registrar un viaje mientras atiende la llamada. Puede utilizar la planilla para registrar, organizar y buscar viajes con más facilidad que si llevara registros en papel. A continuación puede encontrar la descripción detallada de los requisitos de Excel.

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• Especificaciones para CSV

Guía de instrucciones para CSV. Explicación detallada de los requisitos generales de formato para enviar archivos CSV a la TLC. Las bases que envíen archivos CSV deben seguir las especificaciones exactas descritas en la Guía de instrucciones para CSV que se encuentra anteriormente y deben usar las especificaciones que se dan más adelante. Como se describe en la Guía de instrucciones para CSV, las bases deben identificar al conductor y al vehículo que hizo cada viaje en el archivo de registro de viaje principal, lo que incluye los números de licencia de la TLC del conductor y del vehículo.

Por favor, tenga en cuenta que las bases ya no tienen permitido incluir las identificaciones internas de la base para conductores y vehículos.

Los archivos son de valores separados por comas, y usan comillas dobles como caracteres de escape. Si necesita más información sobre el formato exigido para los registros de viajes que se envían como archivos CSV, consulte las referencias que están a continuación. Las bases que presenten archivos CSV pueden hacerlo vía protocolos de transferencia segura de archivos (Secure File Transfer Protocol, SFTP) (ver a sección Opciones del proceso de carga que está a continuación).

Archivo CSV de registro de viajes Especificación de CSV para el registro de viajes – Especificación para el registro de viaje principal. Los archivos son de valores separados por comas, y usan comillas dobles como caracteres de escape. Convención para la nomenclatura de archivos: baselicense_yyyymmdd-yyyymmdd.csv Ejemplo: Ejemplo de registro de viajes en CSV

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• Especificaciones para archivo de Excel

Guía de instrucciones para Excel. Explicación detallada de los requisitos generales de formato para enviar archivos Excel a la TLC. Las bases que presenten hojas de cálculo de Excel deben utilizar las plantillas que entrega la TLC que se pueden encontrar más adelante.

Como se describe en la guía de instrucciones para Excel, las bases deben identificar al conductor y al vehículo que hizo cada viaje en el archivo de registro de viaje principal, lo que incluye los números de licencia de la TLC del conductor y del vehículo.

Por favor, tenga en cuenta que las bases ya no tienen permitido incluir las identificaciones internas de la base para conductores y vehículos. Archivo de Excel de registro de viajes Hoja de cálculo de registro de viajes en Excel – Plantilla del registro de viajes que se debe usar para informar los registros de viajes en Excel. Ejemplo: Ejemplo de registro de viajes en Excel

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• Especificaciones para viajes compartidos

Guía de instrucciones para viajes compartidos. Explicación detallada de los requisitos generales de formato para viajes compartidos.

Las bases que ofrezcan viajes compartidos deben enviar un archivo aparte además del archivo de registro de viaje principal. Como se describe en la Guía de instrucciones para viajes compartidos, las bases deben identificar fecha de inicio, hora de inicio, fecha final y hora final de cada viaje compartido. Esto debe ingresarse en un archivo de valores separados por comas (CSV).

Hoja de cálculo de viajes compartidos Debe usar la plantilla de hoja de cálculo para viajes compartidos para enviar registros de viajes de todos los viajes compartidos.

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• Proceso de carga

Las bases pueden enviar sus archivos a la TLC cargándolos directamente. No se admite el envío de registros de viajes por correo postal, correo electrónico ni ningún otro método que no sea uno de los dos aquí descritos:

FTP: todas las bases deben enviar sus registros de viajes a través de un cliente de protocolo de transferencia de archivos (File Transfer Protocol, FTP). Vigente desde marzo de 2017. Hay una variedad de clientes FTP gratuitos disponibles para descarga en línea como FireFTP, FileZilla y Core FTP, entre otros. Al usar un cliente FTP las bases usarán el mismo nombre de usuario y contraseña que utilizan para programar solicitudes de vehículo.

El archivo PDF adjunto incluye instrucciones detalladas para descargar FireFTP, uno de los clientes FTP que se puede elegir, así como para cargar la información de viajes con ese cliente.

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• Proceso electrónico de Declaración Jurada

A partir del 30 de junio de 2015 cuando las bases envían sus registros de viaje también deben enviar una declaración jurada de forma electrónica a la TLC que confirme que:

  1. Han enviado un informe de registro de viajes verdadero y preciso o
  2. Que la base no ha despachado ningún viaje durante el plazo de informes.

    Cómo firmar y enviar la declaración jurada requerida de forma electrónica
  1. Haga clic en este enlace: Declaración jurada de registro de viajes de la TLC
  2. Haga clic en “Get Started” (Comenzar) y encontrará el formulario que debe llenar y firmar.
  3. Llene la información solicitada en las 9 casillas azules e incluya:
            A. Fecha
            B. Nombre de la base
            C. Dirección de la base
            D. Número de base
            E. Fecha de inicio del período de informe – (MM/DD/AAAA)
            F. Fecha final del período de informe – (MM/DD/AAAA)
            G. Compruebe si nos ha enviado un informe de registros de viaje preciso, o su base no despachó viajes durante el período de informes
  4.  Firma: cuando haga clic en “Signature” (Firma), aparecerá la siguiente casilla:
            A. Haga clic en la pestaña superior que dice “Draw” (Dibujar) y use su ratón para firmar su nombre
            B. Haga clic en “Add” (Añadir)
            C. Haga clic en la casilla que dice “Full Name” (Nombre Completo) y escriba su nombre allí
  5. Haga clic en “Done” (Listo) en la esquina superior derecha

Solicitudes y divulgación pública según la FOIL (Ley de Libertad de Información)

La TLC se toma seriamente su responsabilidad fiduciaria como custodio de la información que recopila. La TLC llevará estos registros y los revelará conforme a la Ley de Libertad de Información, con el mismo cuidado e igual consideración con que actualmente lleva y revela los muchos otros tipos de registros sensibles que recopila.

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• Documentos y recursos

Recursos:

El Departamento de Servicios para Pequeñas Empresas de la ciudad de Nueva York, en asociación con Union Settlement, ofrece una cantidad de recursos de formación gratuitos o a bajo costo para pequeñas empresas, entre los que se encuentran los siguientes cursos. Las bases interesadas pueden aprender más e inscribirse en cursos directamente al ver su calendario o a través de una llamada al 646-545-5204.

Lea detenidamente cada sección de este sitio web. Si le quedan preguntas sobre cómo presentar los registros de sus viajes, póngase con contacto con el centro de llamadas de la TLC por el 718-391-5501 o envíe un correo electrónico a triprecords@tlc.nyc.gov

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