Ser abuelos

Documéntelo

  • Conserve anotaciones de sus llamadas telefónicas (incluso cuando recibe señales de ocupado constantemente, cuando nadie contesta y cuando deja un mensaje y nadie le devuelve sus llamadas).
  • Tome notas durante las reuniones (o use una grabadora, si tiene una). No tenga miedo de pedirle a la gente que repitan las cosas si no les entiende, o si no pudo llegar a anotar todo lo que dijeron.
  • Tome notas cuando hable con alguien por teléfono, de la misma forma que si se encontraran personalmente.
  • Anote (o grabe) toda información que considere que podría necesitar más adelante. No confíe en su memoria. ¡Tiene que pensar en muchas cosas, y es imposible conservar toda esa información en su cabeza!
  • Cuando se encuentre con alguien pídale su tarjeta de visita. O pídale que anote su nombre, título, agencia, dirección y números de teléfono y de fax.
  • Asegúrese de obtener los nombres, cargos, nombres de agencia, direcciones y números de teléfono de todos los que estén en una reunión con usted. Uno nunca sabe con quién podría querer hablar más adelante.
  • Anote sus ideas y preguntas a medida que avanza durante las reuniones o llamadas telefónicas. De este modo, cuando llegue su turno para hablar, ¡no se olvidará de nada de lo que quería decir o preguntar!
  • Anote los números de expediente o caso, los nombres y números de teléfono de los trabajadores y supervisores, etc.
  • Cuando termine una conversación (por teléfono o en persona) - revise sus notas inmediatamente y confirme con la persona qué es lo que él o ella planea hacer y qué hará usted después. Haga esto antes de cortar por teléfono o salir de la oficina – recuerde al empleado (y a usted mismo) lo que hay que hacer.
  • Conserve copias extra de los documentos/registros que necesite (tales como el certificado de nacimiento de su nieto, los números del Seguro Social, etc.)